月末に予約が少なくて、しばらく来ていないお客さんの名前を眺めている。送ろうかと思い、画面を開いたところで手が止まる。
何を書けばいいか分からないのもありますが、それより先に迷うのは、今も連絡してよい相手なのかということです。前のやり取りが途中かもしれないし、すでに別の子のところへ行っているかもしれません。
送る前に見るのは、自分の側と相手の側です。なぜ今日この人に送りたいのか。その人はいつ来ていたのか。店の中で今どうなっているのか。文面を考えるのは、そこを見てからにします。
送りたくなる日は自分の都合の日
連絡したくなるのは、予約が少ない週です。月末で数字が足りない時、指名が続けて飛んだ時、店員から「久しぶりの人に声をかけてみたら」と言われた時。自分の都合で送ること自体が問題なのではありません。
急いでいると、相手を思い出した理由が抜けて、「来てほしい」だけが残りやすくなります。送信する前に、なぜ今日このお客さんなのかを一度見ます。答えが「名簿の上に名前があったから」だけなら、その文章は相手にも同じように見えます。
同じところで、来なくなった理由を自分で決めていないかも見ておきます。急に来なくなると、何か気に障ることをしたのかと考えますが、仕事や家の事情が変わったのかもしれないし、使えるお金や時間が変わったのかもしれません。接客に理由があるともないとも、こちらからは分かりません。
分からないまま送れる文章にします。理由を確かめようとして「何かありましたか？」と書くと、お客さんは返事の中で事情を説明することになります。答えたくない内容なら、そのまま連絡を閉じるしかなくなる。
最後に来た日ではなく普段の間隔を見る
二か月来ていない、という事実だけでは、間が空いたかどうかは分かりません。もともと三か月に一度来るお客さんなら、二か月は普段の間隔の中です。毎週来ていた人が一か月来ていないなら、いつもとは違う動きになります。
連絡する相手を探す時は、最後に来た日だけでなく、その前の三回ほども見ます。来店間隔がほとんど変わっていなければ、こちらが月末だから急に「久しぶりの人」へ入っただけです。
自分の締め日と、お客さんの来店周期を混ぜないところから考えを始めましょう。
最後のやり取りが終わっているか
もしなんらかの手段で連絡がとれる相手なら、次に見るのは最後に交わした文章です。
予約を断ったままになっていないか。こちらが返事を止めていないか。時間や金額の話で少し行き違ったまま終わっていないか。続きが残っている相手へ何事もなかったように営業の連絡をすると、前の話を避けたように見えます。
心当たりがあるなら、新しい話を足す前に、残っている話を終わらせます。「この前は予定が合わなくてごめんなさい」の一言が必要な相手もいます。
普通にやり取りが終わっているなら、新しい用件として送れます。
スタッフに聞くと店内での動きが分かる
同じ店の中で、別の子のところへ移っているお客さんもいます。そこで以前の担当から連絡が届くと、お客さんだけでなく、今ついている子も気まずくなることがあります。
予約を受けているのは店なので、最近も来店しているかを店員が把握している場合があります。詳しい予約内容までは教えてもらえなくても、「今は連絡しない方がよい」「送っても問題ない」くらいは確認できます。
待機室でその名前を聞いた記憶があるなら、なおさら一度聞いてから送ります。周りの子へ探りを入れるより、店員へ直接確認した方が話が広がりません。
一斉送信や個人の連絡先からの営業を止めている店もあります。誰に送るかだけでなく、どの連絡先から送ってよいかも、この時にそろえて確認しておきます。
返せる用件を一つだけ置く
「元気ですか？」「お久しぶりです」だけの連絡は、返事の選択肢が少ない文章です。「元気です」で終わるか、来ていない理由を説明する流れになります。
髪を切った。出勤する時間帯が変わった。前に教えてもらった店へ行った。写真を新しくした。相手との会話につながるものが一つあれば、来店の話を直接出さなくても連絡として形になります。
たとえば、以前に本当に髪型の話をした相手なら、こう書けます。
「髪を短くしました。前に短い方が似合うと言ってくれたのを思い出したので、報告だけです」
この形を全員へ使い回すのではなく、そのお客さんとの間に実際にあった話から一つ選びます。誰にでも送れる文章へ名前だけ足したものは、一斉に送った営業と同じ読み方をされます。
来店間隔を責める言葉は外す
書いた後に、来ていないことを責める言葉が混じっていないかを探します。
「忘れちゃいましたか」 「最近来てくれませんね」 「寂しいです」
冗談のつもりでも、来られなかった側には説明を求められているように届きます。仕事やお金の事情で間が空いているお客さんなら、返事をするために、その事情へ触れなければなりません。
数えていないふりをするのではなく、数えた話を口に出さないだけです。来店間隔に触れる書き方については、お礼日記に書くこと・書かないことでも扱っています。
同じ用件では追いかけない
一度送って返事がなければ、同じ用件で二通目を送りません。返事がない理由は、その結果だけでは分かりません。今は返す余裕がないのか、連絡自体を続けたくないのか、文章だけでは判断できないままです。そこで追いかけると、次に来ようと思った時の入口まで重くなります。
送った相手の名前、日付、何を送ったかを短く残しておきます。記録がないと、数か月後に同じ内容を同じ相手へ送りやすくなります。
返事が来た後は、営業連絡ではなく普段のやり取りへ戻ります。続ける時間や話題の線引きは、LINE・DMはどこまで返すべきかにまとめました。
返事を求めない終わり方にする
最後を質問で閉じると、お客さんには返事をする役割が残ります。返事を求めない連絡なら、用件を伝えたところで止めます。
「前に教えてもらった店へ行ってきました。思い出したので報告です。また都合が合う時に」
この終わり方なら、すぐに返事をしなくても、次に会った時に話を戻せます。「返信は気にしないでください」と添える方法もありますが、本当に返事を求めていない時だけ使います。
返してほしい気持ちを隠して書くと、返事が来なかった後の連絡ににじみます。次の一通が少し長くなったり、日記の書き方が変わったりする。相手はそれを読み取ります。
